Mehr als Geschäftsführer-Assistenz: Online Business Management
Ich unterstütze Unternehmen in den Bereichen Finanz-, Marketing- und Operations-Management mit Fokus auf die digitale Welt
Egal, ob Ihr als Start-up erste Erfolge auf dem Markt verzeichnen könnt oder bereits etabliert seid: Unternehmer werden mit vielen Herausforderungen konfrontiert: Wie können wir Kostenstellen in unsere Buchhaltung integrieren? Wie formulieren wir einen Onboarding-Prozess? Wer begleitet unsere Online-Marketing-Kampagnen? Wie können wir Überbelastungen im Team professionell abfangen? Wer kennt sich mit all diesen Themen aus?
Genau hier kann ich helfen: Mit VA-Office an Eurer Seite holt Ihr Euch mehr als eine Virtuelle Assistentin, die Eure Facebook-Posts veröffentlicht. Ihr holt Euch umfassenden Management-Support für die verschiedenen Phasen und Bereiche Eures Unternehmens. Wie? Mit strategischem und fachlichen Know-How begleite ich als Online Business Managerin leistungsübergreifend Eure Projekte, angefangen vom Pre-Sales über das Kampagnen-Management, vom Aufsetzen einer digitalen Buchhaltung mit passenden Apps & Tools bis zum wöchentlichen Reporting an Kunden und Investoren.
Darf ich mich vorstellen:
Claudia Hammerer
Als Online Business Managerin kann ich fehlendes Know How und Positionen im Unternehmen temporär oder langfristig kompensieren.
Ihr profitiert von meiner Erfahrung als Co-Founderin eines Softwareunternehmens, meiner langjährigen Mitarbeit als Geschäftsführer-Assistentin in einem bekannten, internationalen Venture Capital-Unternehmen und aus der Kooperation mit einem großen, deutschsprachigem sozialen Netzwerk sowie einer Agentur für digitale Lösungen. Dieses Fachwissen kombiniert mit einer großen rechtlichen und steuerrechtlichen Expertise bietet Euch einen einzigartigen Allround-Support, der weit über die Leistungen einer Geschäftsführerassistentin hinausgeht.
Mit mir holt Ihr eine geschulte Expertin an Board, die Eure Projekte und Aufgaben mit Spaß an der Arbeit nicht nur effektiv erledigt, sondern proaktiv mitarbeitet, unternehmerisch denkt und dabei das "Big Picture" Eures Unternehmens im Blick behält. Das bedeutet für Euch: Tolle Ergebnisse.
Case Studies: Einblicke in die Zusammenarbeit mit VA-Office
Lest hier, wie ich junge Unternehmen unterstütze, welche Prozesse sich bewährt haben und welche konkreten Vorteile meine Mitarbeit bringt! Als Allrounderin kann ich vieles selbst realisieren. Für alles andere greife ich auf ein fachkundiges Netzwerk zurück, sei es aus dem IT-Bereich (Webdesign, Programmierung, Tools) oder aus dem Gesellschafts- und Arbeitsrecht.
Welche Arbeit kann ich Euch abnehmen?
IT, Apps und Tools
Mit tollen Apps und Online-Tools (viele davon kostenlos) können Geschäftsabläufe gestreamt und die Produktivität erhöht werden. Das bedeutet für Euch weniger Stress und mehr Klarheit im Büro. Ich kann Euch nicht nur bewährte Tools vorschlagen, sondern bin technisch so fit, dass ich zur Not auch mal html-Code anpassen kann.
- Intranet-Setup
- Automatisierter, digitaler Buchhaltungsprozess
- Passwort-Manager Setup
- Time-Tracking, Task- und Projekt-Management-Tools
- CRM-Anwendungen
- Grafik-Tool
- Social Media und Newsletter-Anwendungen
- Umfassende Auswertungen in Excel und Softwarelösungen
- Datenexporte und -importe beim Einrichten neuer Software
Sales & Marketing
Ihr benötigt jemanden, der Pressemitteilungen in den verschiedenen Systemen online stellen kann und zwar mit passenden Grafiken? Sicht mit Newsletter- und Umfragetools auskennt und KPIs überwachen kann? Dann seid Ihr bei mir richtig:
- Pre-Sales & After-Sales-Management
- Facebook-Unternehmensseiten und Werbekampagnen
- Google Analytics
- Newsletter
- Pressemitteilungen und Beiträge in Wordpress, Joomla, Contao
- Auswertung und Reporting KPIs
- Auswertung von B2B Werbekampagnen
Erfahrt in meinem Case Study, wie mein Support für den CSO eines großen, deutschsprachigen Netzwerkes im Sales & Marketing aussieht.
Kampagnen-Management
Ich unterstütze Euer Ad Operations Team als Freelancerin bei der Durchführung von Online Marketing-Kampagnen, dem Monitoring der KPIs und dem Reporting.
- Abstimmung mit Kunden bezüglich Spezifikationen
- Einholung von Texten, Inhalten, Werbemitteln und Trackinglinks
- Grafikbearbeitungen
- Erstellung von Brand Storys, Gewinnspielen
- Erstellung und Einbuchung von Native/Display Ads
- Standalone Newsletter in internen Redaktionstools
- Laufendes Projektmanagement
- Koordination externe Werbevermarkter und Agenturen
Wie die digitale Mitarbeit in einem Ad Operations Team tatsächlich funktioniert, könnt Ihr hier nachlesen.
Buchhaltung & Finanzen
Senkt Euren Zeitaufwand für Buchhaltung. Profitiert von übersichtlichen Reportings, indem Ihr diese Bereiche an mich auslagert:
- Übernahme des digitalen Buchhaltungsprozesses: Rechnungsprüfung, Genehmigungsläufe, Export an den Steuerberater
- Angebots- und Rechnungsstellung, Mahnungen
- Reisekosten- und Auslagenabrechnung
- Kunden- und Investoren-Reportings (CRM, Google Analytics, Excel)
Lest hier, wie ich mit neuen Online-Lösungen Rechnungsprüfung und Buchhaltung einer GmbH unterstütze.
Organisation & Prozesse
Stellt Euch vor, jeder Mitarbeiter Eures Teams kann von überall aus auf die richtigen Infos und Dokumente zugreifen. Rückfragen wie "Wo finde ich die Vorlage für eine Auslagenrechnung?", "Wo finde ich die Verträge mit unseren Dienstleistern?" werden dann überflüssig. Ich bringe in Euer Unternehmen passende Strukturen und Prozesse:
- Online Intranet Setup
- Bildung einer Organisationsstruktur (Aufbau-Organisation)
- Arbeitsprozesse definieren / dokumentieren (Ablauf-Organisation)
- Onboarding-Prozesse festhalten
- Tutorials verfassen
Tipps für eine gute Organisationsstruktur
Rechtlicher Support
Besonderes Know How habe ich durch jahrelange Zusammenarbeit mit Kanzleien und Wirtschaftsprüfern. Als zertifizierte Rechtsanwaltsfachangestellte bin ich Euer Sparringspartner zu Rechtsanwälten und unterstütze bei:
- Anpassungen von Verträgen
- Ausfüllen von Formularen
- Hilfe bei Mahnbescheidsanträgen
- Verwaltung und Fristenmanagement von Markenrechten
- Verwaltung von Förderprogrammen
- Fristen-Management (Kündigungsfristen, Verjährungsfristen, Patente)
- Unterstützung zum Datenschutz DSGVO
