Organisationsstruktur im Start-up: Die wichtigsten Tipps für mehr Effizienz im Unternehmen und größere Entlastung für Geschäftsführer

11.5.2018

Warum habt Ihr Euer Start-up gegründet? Um Eure Geschäftsidee zu realisieren, für mehr unternehmerische Freiheit und Flexibilität? Sicher auch, um Eure Vorhaben schnell und unkompliziert in die Tat umsetzen zu können. Entscheidungen sollen spontan getroffen werden können.

Im Gegensatz zu großen Unternehmen, wo sich mehrere Entscheidungsträger in jede Entscheidung einmischen und aufwendige Ablaufprozesse ein agiles Arbeiten verhindern. Das ist der Grund, warum viele Unternehmer überhaupt erst ein eigenes Start-up gründen.

Weniger Politik, weniger Hürden und Bürokratie. Dafür „richtig was erreichen“, mehr Innovation. Stimmt‘s?

Genau aus diesen Gründen vermeiden viele Start-ups die Einführung von starren Systemen und Prozesse, weil sie befürchten, dies schränkt Agilität und Spontanität ein. Aber eine gewisse Organisationsstruktur ist nicht nur wichtig, sondern nützlich. Ein Mangel an Strukturen mag in einer sehr kleinen Firma zu Beginn ein Vorteil sein – wenn das Unternehmen aber wächst oder gar externe Mitarbeiter beschäftigt werden, wendet sich das schnell zum Nachteil. Warum?

  • Je mehr neue Teammitglieder ins Unternehmen kommen, umso wichtiger sind klare Ablauf-Prozesse und eine definierte Organisation. Bei kleinen Unternehmen könnte man alle Mitarbeiter binnen ein paar Minuten „zusammentrommeln“, um über neue Vorhaben zu sprechen oder Probleme zu lösen. Das funktioniert aber nicht mehr bei 20, 30 oder gar Homeoffice-Mitarbeitern.
  • Die Teammitglieder verbringen unnötig viel Zeit, herauszufinden, welche Aufgaben sie überhaupt und vor allen Dingen wie sie diese erledigen sollen. Mit Effektivität hat das nichts mehr zu tun.
  • Schwierig wird es auch, wenn Mitarbeiter plötzlich ausfallen oder das Unternehmen verlassen und dadurch Wissen verloren geht.

Vage Ablauf-Prozesse, fehlende Dokumentation für Übergaben, mangelnde Kommunikation und das Fehlen von klaren Richtlinien bringt eine Firma auf Dauer nicht weiter, sondern führt bei Mitarbeitern und Geschäftsführung zu Chaos und Frustration. Mit der Einführung einer Grundstruktur und einfachen Prozessen können diese Herausforderungen gemeistert werden. 

Aus der Sicht einer Geschäftsführerassistentin, oft in die gesamte Organisation und den Ablauf des Unternehmens von A-Z eingebunden, könnte eine erste Struktur wie folgt hergestellt werden:

Haltet fest, welche Tätigkeit oder Aufgabe warum, wann und wie gemacht wird und wer dafür zuständig ist.
Beschreibt den Ablauf der Tätigkeit und sammelt dazugehörige Dokumente.

Diese Informationen könnten dann für Mitarbeiter auf einem gemeinsamen Laufwerk oder im Intranet veröffentlicht werden. Ein praktisches und kostenloses Tool dafür ist beispielsweise Google Sites.

Und wie findet der einzelne Mitarbeiter die für ihn relevanten Anleitungen und Prozesse?

Bei der Formulierung und Veröffentlichung im Intranet helfen folgende Überlegungen:

  • Start: Was löst den Prozess aus? (Trigger)
  • Ziel: Wo endet die Aufgabe? (Was soll dabei herauskommen?)
  • Fehler: Was könnte schiefgehen? (was ging in der Vergangenheit schief?)
  • Zweck: Wofür hilft die Anleitung / der beschriebene Ablauf?
  • Zuständigkeit: Wer ist involviert? Wen betrifft es?

In der frühen Phase eines Start-ups können Unternehmer Entscheidungen treffen und sofort ausführen. Und erinnern sich auch später noch daran, welche Vereinbarungen sie mit Dienstleistern getroffen haben oder welche Projekte sie abrechnen. Wenn ein Start-up aber wächst, wird es notwendig, Entscheidungsprozesse zu definieren und wichtige Informationen unternehmensweit zu kommunizieren. Auf das richtige Maß kommt es an: Es sollte gerade so viel Struktur und Prozesse geschaffen werden, um effizient und vor allen Dingen gerne zu arbeiten. Kreativität und Spontanität sollte dadurch nicht eingeschränkt werden. Nur so können Ideen in die Tat umgesetzt und ein reibungsloser Geschäftsablauf garantiert werden.

Und das funktioniert auch ohne starre und unflexible Abläufe und Entscheidungsprozesse – die ohnehin immer wieder überdacht und an das Wachstum des Unternehmens angepasst werden sollten. So wird je nach Größe des Unternehmens auch das richtige Maß an Organisationsstruktur gefunden.